Come scrivere una email professionale

Se usata in modo corretto, la posta elettronica è utilissima per instaurare e mantenere rapporti professionali. Questa guida vi fornirà dei consigli molto utili sui metodi di scrittura delle email: come strutturarle, come definirne il target, come specificarne l’oggetto, modificarne l’aspetto grafico, e così via.

Caratteristiche

Il cosiddetto “email marketing” è un tipo diretto di marketing che viene usato per la comunicazione di messaggi al pubblico, sia commerciali che non, attraverso l’utilizzo della posta elettronica; i vantaggi di questo metodo sono i costi contenuti (soprattutto considerando i guadagni che ne derivano, solitamente elevati), la facilità con cui si può comunicare uno stesso messaggio a più persone contemporaneamente, l’intuitività e i tempi brevi in cui si riesce a recapitare il messaggio, soprattutto se confrontati con quelli di altri metodi di comunicazione (volantini promozionali cartacei, spot, ecc). Non dimentichiamo, inoltre, che internet e le email hanno assunto ormai un ruolo fondamentale nella diffusione di informazioni e aggiornamenti fra gli utilizzatori del web.

Tutte queste caratteristiche hanno reso l’email marketing uno dei metodi più diffusi per la promozione di siti web; ma proprio in virtù dell’uso che ne viene fatto gli utenti ricevono ogni giorno un numero sempre maggiore di messaggi di posta elettronica, con la conseguente tendenza (sempre più diffusa) a cestinarli ancora prima di averli letti.

I messaggi che riceviamo spesso sono tutti simili tra loro, non curano l’aspetto linguistico e non riescono ad attrarci, magari perché scritti in maniera caotica o perché non sottolineano a sufficienza il vero scopo che vogliono raggiungere.

Affinché una campagna basata sull’email marketing sia efficace, dunque, sarà bene che essa tenga conto del target a cui è destinata e che riesca a distinguersi da tutte le mail di spam che intasano le nostre caselle di posta elettronica; il messaggio innanzitutto dovrà attrarci, risultare accattivante ai nostri occhi, spingerci a voler sapere di più… l’obiettivo primario di queste email, infatti, dovrebbe essere proprio quello di ottenere delle risposte. Nei prossimi paragrafi vi suggeriremo alcuni trucchi per comporre una mail efficace.

Struttura

Innanzitutto bisognerà conoscere bene il proprio target, sia esso una sola persona o un’intera categoria di individui appartenenti ad una stessa comunità; prima di intraprendere la stesura di una mail, infatti, bisogna innanzitutto sapere a chi ci stiamo rivolgendo, magari attingendo anche alle risorse del Web per ottenere informazioni in merito.

Questo ci aiuterà sia a decidere che registro linguistico usare, sia a scegliere gli argomenti più adatti per la formulazione della nostra proposta; sapendo infatti quali sono i bisogni principali del nostro destinatario riusciremo più facilmente ad interessarlo e a persuaderlo, in modo che decida di dedicare il suo tempo alla nostra proposta come se gli avessimo presentato la risoluzione di un suo problema.

Passiamo alla definizione dell’oggetto: essa è importantissima, come può esserlo il titolo nel caso di un articolo giornalistico. L’oggetto dev’essere breve, conciso e il più possibile chiaro, in modo che l’email abbia qualche possibilità in più di essere letta; pochi caratteri in cui dovremo cercare di concentrare il maggior numero possibile di informazioni.

Per essere efficiente un’email dev’essere poi chiara e concisa, proprio come già visto per i contenuti dei siti web. È obbligatoria una certa brevità, in modo che chi legge non abbia modo di stufarsi o di dover chiudere il messaggio per mancanza di tempo, prima ancora di aver capito qual è il punto.

Il messaggio principale deve comparire obbligatoriamente all’interno della prima schermata, se non addirittura nelle righe d’apertura. Potrebbe risultare d’aiuto a molti la stesura di una breve scaletta dei contenuti, strutturata a mò di indice e con elencati i principali temi da affrontare nel messaggio; grazie a questo metodo chi riceve il messaggio può farsi un’idea di ciò che vi troverà, e magari arrivare direttamente al punto che più gli interessa. Un trucco molto usato ed efficace per abbreviare le email è quello di inserirvi dei link, in modo che il ricevente possa trovare altrove eventuali approfondimenti, nel caso fosse interessato.

L’email deve poi essere credibile; questa caratteristica infatti è fondamentale ovunque sul web, e in special modo in un contesto di marketing come quello entro cui ci stiamo muovendo. Fare paragoni, utilizzare superlativi, fare promesse assurde e autocelebrare la propria attività in maniera troppo esplicita: tutte cose che è meglio evitare di fare scrivendo la nostra email, in quanto non soltanto sono inutili, ma addirittura controproducenti.

Ricordiamo sempre che lo scopo dell’email è quello di avere in cambio una risposta, in modo da instaurare le basi del contatto con i vostri destinatari; per questo bisognerà illustrare chiaramente e onestamente i lati positivi di ciò che offrite loro, magari anche proponendo una prova di tipo gratuito del vostro servizio, per far sì che si rendano conto di persona dell’offerta che stanno valutando.

Importantissimo è poi l’aspetto grafico dell’email, che non deve avere un aspetto troppo fitto (ad esempio una pagina riempita di parole senza pause e tutte identiche) in modo da non scoraggiare in partenza i lettori; questo a maggior ragione non deve accadere nel caso si debbano inserire nel messaggio parecchie informazioni.

In questo senso la divisione in paragrafi può essere d’aiuto, soprattutto se essi vengono separati con degli spazi e magari anche titolati; nel caso di un messaggio particolarmente corposo si può anche, come abbiamo già accennato, inserire una sorta di indice che permetta di riconoscerne sommariamente i contenuti.

Infine, non sottovalutate l’importanza della firma: essa infatti è il vostro biglietto da visita, uno strumento che serve a presentare voi stessi e a fornire informazioni sulla vostra attività. Firmando dunque non limitatevi ad indicare il vostro nome e cognome (sempre evitando abbreviazioni come “ing”, “dott”, ecc), ma inserite anche un eventuale logo della vostra ditta, informazioni su quale mansione svolgete al suo interno, il vostro indirizzo email, i vostri contatti (fax, cellulare, telefono di casa o dell’ufficio, indirizzo di un vostro eventuale sito web o di quello della vostra impresa, ecc) e gli orari in cui preferite essere contattati di solito. Se il vostro account di posta elettronica ve lo permette, confezionate varie firme che inserirete poi in automatico; in italiano o in altre lingue, formale, informale e via dicendo.

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